很多企業對他們成本和銷售收入了如指掌,但往往并不確定對流程的哪些方面進行評估,因為大多數企業都缺乏規范的流程評估指標。他們的評估系統被限定在組織各個邊界內,而流程卻跨越了這些組織邊界。因此,在企業在流程型企業轉變的過程中,管理人員無法透徹分析,確定流程中哪些方面與實現組織的總體目標最為直接相關。
如果要讓一線人員和管理人員重視流程,公司至少應將他們的一部分薪酬與流程績效掛鉤。要讓企業的流程體系順暢運行起來,制定合適的績效指標并促進流程改進是不可或缺的,而且把流程績效納入薪酬績效體系更為有效。流程指標的制定以及流程結果的運用,都是流程績效體系的重要內容,但小編認為,要建立一個完整的流程績效體系,還需考慮以下幾點因素。
第一、流程績效體系定位和導向
流程績效體系的建立不僅僅是為了促進流程的執行和改進,為企業的戰略執行保駕護航,而且要促進流程管理體系的建立和有效運行。如果企業剛剛開始流程管理的工作,尚處于理念引入和體系建設的階段,那么企業就不適合只評價流程執行的效果,而應該思考開展哪些維度的評價能夠促進體系建立。如果企業希望流程管理組織能夠有效開展工作,那么就應該開展對該組織的效能評價。如果企業當前比較注重流程的效率,那么績效評價就應該側重效率。換言之,企業流程管理所處的階段(成熟度)決定了流程績效體系當前的定位,企業發展所關注的重點決定了流程績效體系的導向。流程管理組織在設計流程績效體系的時候不能僅僅是依葫蘆畫瓢,把通用性的績效體系套用在自己身上,而是要判斷和把握自身的特點,量身定做體系。
舉個例子,某市石化公司在實踐流程績效評價的過程中經歷了三個階段的演變,切合了企業流程管理的逐步發展。2020年5月,該移動公司為應對日益激烈的競爭環境,理順內部流程,提升企業競爭力,開展了內部服務體系建設工程,該工程的核心是通過建立流程管理機制,明晰和優化流程,提升全員內部服務理念和水平。建設的內容包括了理念的引入和學習、流程管理組織和機制建立、重點流程診斷和優化、服務承諾制定等,覆蓋全公司所有層級和部門,歷時5個月。該公司在項目開始之初就設計了考核方案,并指出該方案重點是促進流程管理體系的建立,兼顧后續部分重點流程運行效果及內部服務滿意度評價。因此,該方案針對各部門對相關工作的配合程度和效果設置了考核指標,并鼓勵突出貢獻。
2021年,當流程管理工作步入正軌后,該公司取消了促進體系建立的指標,延續了2020年選出的關鍵流程運行效果監控、流程優化和服務滿意度考核。此時該公司關注的流程效果主要在效率方面。
到了2022年,當流程效率、服務理念已經深入人心的時候,該公司認為要從效率導向提升到質量導向,并在流程優化中引入端到端流程的理念,進一步打破組織界限、提升各部門流程管理的視角。同時該公司還提倡流程創新并加強流程數字化。因此,年度的考核方案中對上述各方面均有相應的設計。
第二、誰來負責流程績效考評
一般來說可以由流程歸口負責部門/流程經理或流程管理部門來評價流程績效。誰來評價更合適呢?這要看評價什么內容。如果評價流程運行效果,從流程的熟悉程度來說,流程歸口負責部門/流程經理更為熟悉,對流程運行效果的感知更為直接,而且更容易發現問題產生的根源。由他們來評價比較合適。如果評價流程優化的效果,由流程管理部門或者流程的客戶來評價比較合適。如果評價流程管理組織的效能,由流程管理部門或更高一級組織評價比較合適。當然了,如果IT系統的支撐足夠充分,可以直接從系統中獲取數據,誰來評價都是可以的。簡言之,企業要依據評價的內容選擇合適的評價主體。
第三、從哪些維度開展流程績效的考評
1、流程效能。
流程是業務和管理的載體,是流程績效評價最重要的維度。評價的框架可以分為整體評價、重點流程評價以及標桿案例分析三大部分。
(1) 整體評價。
在整體評價中,重點流程領域的分析是重點,目的在于通過對各流程領域的重要性、整體績效表現兩個維度的評估,找到當前存在問題的領域。然后,結合企業當前或來年的戰略重點,初步確定需要重點關注的流程領域。
(2)關鍵流程評價。
整體流程評價的細致程度相對較低,因此需要通過關鍵流程評價分析具體問題。同時,由此得出的結果可以進一步和整體流程評價的結論相互印證,最終確定重點關注的流程領域。在這里我們引入一個名為PEMM(流程與企業成熟度)的評估模型,該模型包含了確保流程持續取得高績效的三個因素(流程能動因素),以及有助于流程文化在組織中滲透的四種企業能力,即戰略能力、創新能力、執行能力和團隊能力。
該模型運用在關鍵流程評價的意義在于,企業可以對照各因素等級所描述的情況評定流程的等級,尋找短板所在,同時明確改進的方向(低等級往高等級提升)。我們建議由流程經理組織流程參與者共同討論確定等級,這樣的結果相對來說更為客觀。
關鍵流程評價的第二部分工作是流程實務考察。主要是通過資料、數據的提取、流程痕跡的考察,對流程的規范性、有效性進行判別。比如流程執行者是否按照流程規范填寫表單,文件版本控制是否規范,流程的審批環節時間是否過長,效率低下等,由此發現具體的改善點。
關鍵流程評價還可以開展常規的效率方面的評價,如相關節點是否在承諾時間內完成。有些企業從端到端流程的視角設計相關指標。從客戶體驗出發度量流程,開展的“21C 客戶體驗”項目。項目把企業內分段、分散的流程整合為三大端到端流程:L2C(Lead to Cash),即從識別客戶到現金收入的流程,體現的是企業運營的營收能力;T2R(Trouble to Resolve),即從故障識別到故障解決的流程,體現的是企業運營的服務保障能力;C2M(Concept to Market),即從新業務概念驗證到最終可以出售的流程,體現的是企業運營的服務就緒能力。
引入新的度量體系和度量指標來增加流程優化的可操作性,量化客戶體驗。將整合后的三大流程(L2C、T2R、C2M)分別進行了基于一次成功率(right first time,RFT)和服務時長(cycle time,CT)的全程度量和考核。
(3)標桿案例分析。
在評價的過程中,不能光找問題,說痛處,同時也要善于發現優點和亮點。通過標桿案例的分析和宣傳,一方面可以借鑒好的經驗,總結教訓,另一方面可以調動各部門、員工的積極性,有利于企業文化的營造。
2. 流程優化和管理創新。
如果企業鼓勵部門或員工不斷優化流程,可以設置流程優化方面的指標,包含流程優化計劃是否按計劃推進,優化是否達到預期的效果,配合部門的積極性,流程文件是否符合公司要求等。如果企業鼓勵流程管理創新,可以對部門/員工提出的創新點數量、質量方面進行評價。
3. 流程數字化。
為了促進流程固化到IT系統,有些企業會開展流程數字化方面的評價,一般以數量為指標。
4. 流程管理組織效能。
如前所述,流程績效體系應能促進流程管理體系的有效運行,因此企業也應該開展這方面的評價。從該組織的運作效率是否高效,相關的管理流程是否完善,管理組織的人員(含流程經理隊伍)是否勝任等方面進行考察。
第四、流程績效考評時應該注意哪些事項
在績效體系運行一段時間后,企業應該反思一下,這套體系是否合理、有效?比如績效指標是否促進了內部協作、服務質量提升的管理目標?考核方式(定量/定性)是否與目前企業所處的水平相適應?考核的頻率是否合適?考核是否覆蓋企業業務和管理的重點領域?考核的細致度是否足夠?以上這些問題都是在考核評價時需要重點關注的問題。績效考核指標體系力求平衡,能全面地反映企業流程績效的狀況。對績效指標的考核要抓住“關鍵”,不能追求面面俱到,以致失去績效指標考核的本來意義。
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